สำนักงานอัตโนมัติ

การจัดการสำนักงานอัตโนมัติ
โอเอ ย่อมาจาก office automation แปลว่า การอัตโนมัติสำนักงานสำนักงานอัตโนมัติ หมายถึง การใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ภายในสำนักงาน เพื่อให้ดำเนินการไปโดยอัตโนมัติ หลีกเลี่ยงการปฏิบัติด้วยมือให้มากที่สุด เป็นต้นว่า การทำจดหมายเวียน (ข้อความในจดหมายเหมือน ๆ กัน แต่ส่งถึงชื่อคนหลายคน) ในกรณีนี้ หากใช้คอมพิวเตอร์ทำ ก็จะประหยัดเวลาได้มาก เพราะสามารถสั่งทีเดียวได้เลย ส่วนในความหมายของคำแปลที่ว่า "สำนักงานอัตโนมัติ" นั้น อธิบายง่าย ๆ ได้ว่า หมายถึง สำนักงานที่ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์นั่นเอง ( ในภาษาอังกฤษ บางทีใช้ (Office Automation)

สำนักงานอัตโนมัติ คืออะไร
สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) หรือ สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (eOffice) เป็นสำนักงานที่ใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่ ทั้งเทคโนโลยี คอมพิวเตอร์ เทคโนโลยีระบบเครือข่าย ในการจัดการเอกสาร การติดต่อสื่อสาร การตรวจสอบข้อมูล ระบบรักษาความปลอดภัย รวมถึงการ อนุญาตให้บุคลากรในองค์กร สามารถทำงานจาก ระยะ ใกลหรือในตำแหน่งใด ๆ ในสำนักงานได้ โดยมีระบบตรวจสอบตำแหน่งที่ทำงานของพนักงาน ผู้นั้นเพื่อให้บุคลากรที่เกี่ยวข้องสามารถติดต่อกลับได้ตลอดเวลา
กิจกรรมที่ดำเนินการ อยู่ในสำนักงาน แบ่งเป็นกลุ่มกิจกรรม ดังนี้
· การจัดทำเอกสาร
· การนัดหมาย
· การนำเสนอข้อมูล
· การบันทึกข้อมูล และข้อสรุป
· การรับส่งเอกสาร
· การลงทะเบียนเอกสาร
· การดำเนินการตามเอกสาร
· การติดตามเอกสาร และ การดำเนินการ
· การเรียกใช้ข้อมูล
· การติดต่อบุคลากร ทั้งภายนอก และ ภายในองค์กร
· การตรวจสอบกระบวนการ
· กิจกรรมเฉพาะหน่วยงาน

การจัดทำเอกสาร
เอกสารที่กล่าวถึงนี้ อาจเป็นจดหมาย รายงานการประชุม เอกสารทางวิชาการ สัญญา ประวัติการทำงาน และอื่น ๆ เอกสารหลายประเภท ต้องพิมพ์ลงในกระดาษ เนื่องจากเป็นหลักฐานสำคัญที่มีผลทางกฎหมาย เช่น สัญญาต่าง ๆ หลักฐานแสดงผลการศึกษา เป็นต้น ในปัจจุบันรูปแบบเอกสารเปลี่ยนแปลงไปอยู่บนสื่ออิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น ทั้งนี้เพื่อความสะดวก ในการจัดการ เช่น จัดเก็บ ค้นหา เผยแพร่ เป็นต้น ทำให้ลดการใช้กระดาษ ซึ่งเป็นทรัพยากรที่ผลิตจากไม้ลงได้มาก เอกสารเหล่านี้อาจ อยู่ในรูป เอกสาร Hypertext , Postscript - PS และ PDF เป็นต้น เมื่อผู้ใช้ ต้องการพิมพ์ลงในกระดาษ ก็สามารถทำได้ง่าย

การนัดหมาย
การนัดหมายเป็นงานสำคัญอย่างหนึ่งในองค์กร สมุดนัดหมายเป็นสิ่งจำเป็น จนกระทั่งหลายองค์กร จัดทำสมุดนัดหมายแจกจ่าย พนักงาน หรือ ลูกค้าสำคัญในวันขึ้นปีใหม่ หรือมีขายทั่วไปตามร้านจำหน่ายหนังสือ อย่างไรก็ตาม ในปัจจุบัน คอมพิวเตอร์มือถือ เช่นเครื่อง Palm หรือ PDA กำลังเข้ามาแทนที่สมุดนัดหมาย เนื่องจากมีขนาดเล็ก เรียกเตือนได้เมื่อถึงกำหนดนัดหมาย และยัง สามารถทำงานอื่นได้อีก นอกจากนั้นยังมีซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์บางชนิด สามารถทำตารางนัดหมายได้ เมื่อนำมาติดตั้งใน คอมพิวเตอร์ที่ใช้งานประจำ สามารถทำตารางนัดหมายส่วนบุคคลได้ และจะเตือนทันที เมื่อถึงเวลานัดหมาย หรือ ตามที่ตั้งเวลาไว้

การนำเสนอข้อมูล
การนำเสนอข้อมูล เป็นงานที่สำคัญอันดับต้น ๆ ขององค์กร เช่น การนำสนอข้อมูลในที่ประชุม มักจะใช้แผนภูมิ บนกระดาษ แผ่นโปร่งใส หรือในปัจจุบัน ทำด้วยโปรแกรมนำเสนอข้อมูลบนคอมพิวเตอร์ แล้วฉายภาพออกไปด้วยทีวีขนาดใหญ่ หรือ เครื่องฉายภาพวีดิโอ และในปัจจุบัน การนำเสนอเป็นเอกสาร html ก็มีแนวโน้วเพิ่มขึ้น เช่นเดียวกัน

การบันทึกข้อมูล และข้อสรุป
การบันทึกข้อมูล และข้อสรุป ในรูปแบบทั่วไป มักใช้ แผ่นพลิก ที่ทำด้วยกระดาษปรู๊ฟขนาดใหญ่ เมื่อทำข้อสรุปชัดเจนแล้ว จึงนำ ไปทำเป็นสื่ออื่น รูปแบบดังกล่าวเหมาะสำหรับการประชุมในห้องประชุม ในที่เดียวกัน รูปแบบการประชุมกำลังเปลี่ยนแปลงไปเป็นการ ประชุมทางไกล (teleconference) อาจเป็นการประชุมผ่านเครือข่ายโทรศัพท์ เครือข่ายอินทราเน็ต หรือเครือข่ายอินเตอร์เน็ตก็ได้ รูปแบบการบันทึกข้อมูล และข้อสรุป ต้องเปลี่ยนแปลงให้เหมาะกับรูปแบบการประชุม แผ่นกระดานแสดงความคิดเห็น (web board) ในระบบอินทราเน็ต จะมีความจำเป็นมากขึ้น

การรับส่งเอกสาร
การรับส่งเอกสารในองค์กร เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการดำเนินกิจการ ทำอย่างไร เอกสารจึงจะถึงมื่อผู้รับ โดยรวดเร็ว ทำอย่างไร เมื่อผู้รับได้รับแล้ว จะดำเนินกิจกรรม และตอบกลับ ตามเอกสารนั้นทันที

การลงทะเบียนเอกสาร
เอกสารที่เข้ามา และส่งออก มีทั้งแบบใช้กระดาษและเป็นเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ ที่เข้ามาแบบออนไลน์ หน่วยงานจะต้องมี ระบบรับและส่งเอกสาร เอกสารที่รับเข้ามาทุกชิ้น จะต้องมีหมายเลขรับเข้า หรือส่งออก และผู้รับผิดชอบ เพื่อความสะดวกของ ผู้ติดตามงาน เอกสารอิเล็กทรอนิกส์บางชนิด ต้องมีระบบตอบรับเป็นเอกสารแบบกระดาษ เนื่องจากเป็นผลทางกฎหมาย

การติดตามเอกสาร และ การดำเนินการ
การรับส่งเอกสารในองค์กร นอกจากจะต้องลงทะเบียนแล้ว ยังต้องมีการบันทึกผลการดำเนินการ ในแต่ละขั้นตอน ระบบ ติดตามเอกสาร จะต้องระบุได้ว่า ขณะนี้เอกสารที่เข้ามาในองค์กร ตามเลขที่ ที่รับเข้ามานั้น ขณะนี้อยู่ที่หน่วยงานใด ผลการดำเนินการ อยู่ในขั้นตอนใด ทุกหน่วยงานที่เอกสารผ่านไป จะต้องบันทึก วัน เวลาที่รับ และผลการดำเนินการ ณ หน่วยงานนั้น พร้อมบันทึก วัน เวลา ที่ส่งต่อ
ระบบเอกสารจะดี หรือ ไม่นั้นขึ้นอยู่กับสำนึกของบุคลากรในองค์กร ระบบงานจะดีเพียงใด หากมีส่วนงานใดส่วนงานหนึ่ง ในองค์กร ละเลย ไม่ปฏิบัติตามระบบที่ออกแบบไว้ ระบบก็ล้มเหลว

การเรียกใช้ข้อมูล
ข้อมูลในองค์กร มีหลายระดับ เช่น ข้อมูลหน่วยงาน สินค้าและบริการ การบริการทางเทคนิค การดาวน์โหลดซอฟต์แวร์เพื่อบริการ ลูกค้า การตอบคำถามเพื่อแก้ปัญหาต่าง ๆ (FAQ) เป็นข้อมูลที่เปิดเผยได้ทั่วไป ส่วนข้อมูลราคา การพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ เทคโนโลยี ที่พัฒนาขึ้นมาใหม่ บุคลากรเพียงบางคนเท่านั้นที่เข้ามาเรียกดูได้ ส่วนข้อมูลประเภท นโยบาย สถานภาพของหน่วยงาน ความผิดพลาด ในการดำเนินการขององค์กร จะต้องเป็นผู้บริหารระดับสูงเท่านั้น จึงจะเรียกดูได้
การออกแบบระบบข้อมูล จะต้องมีเอกภาพ นั่นคือข้อมูลใด ๆ ก็ตาม จะต้องมีเพียงแหล่งเดียว ระบบงานจะต้องมีระบบ รักษาความปลอดภัยที่ดี สามารถจำแนกประเภทบุคลากรได้ บุคลากรทุกระดับจะต้องมีวินัยในการใช้ข้อมูล หากเปิดเผยข้อมูล ที่เป็นความลับขององค์กร ความเสียหายจะเกิดกับองค์กรโดยรวม

การติดต่อบุคลากร ทั้งภายนอก และ ภายในองค์กร
การติดต่อสื่อสารระหว่างบุคลากรในองค์กรกับบุคลากรทั้งภายในและภายนอกองค์กร จะใช้โทรศัพท์เป็นส่วนใหญ่ ทำให้เกิด ผลสำคัญ 2 ประการ คือ
· ขัดจังหวะการทำงาน ทำให้งานที่กำลังทำอยู่นั้นช้าลง และยิ่งช้าลงมากขึ้น เมื่อทั้งคู่นั้นรู้จักกันเป็นการส่วนตัว จะพลอยคุยกัน เรื่องส่วนตัว จะนาน หรือไม่ ขึ้นอยู่กับสำนึกในการทำงานของพนักงาน หรือ ผู้ติดต่อคู่นั้น ผลผลิตโดยรวม จะลดลง
· เสียค่าใช้จ่ายในการสื่อสารระหว่างกัน ในกรณีที่ติดต่ออกไปภายนอกหน่วยงาน หรือพนักงานผู้นั้น ไม่ได้อยู่กับที่ ไม่สามารถ ติดต่อกันด้วยโทรศัพท์ภายในผ่านตู้สาขา ต้องติดต่อถึงกันด้วยโทรศัพท์มือถือ ซึ่งเป็นปัญหาที่พบได้บ่อย ๆ
การแก้ปัญหา 2 ประการดังกล่าวแล้ว สามารถทำได้ดังนี้
· ปรับปรุงตู้สาขาให้มีระบบฝากข้อความ หรือสามารถโอนสายอัตโนมัติ ไปยังตำแหน่งใหม่ที่นั่งทำงานชั่วคราวนั้น หรือ ติดต่อผ่านโอเปอเรเตอร์
· จัดทำระบบข้อมูลอัตโนมัติ (call center) บริการผู้ที่มาติดต่อ เพื่อลดการติดต่อระหว่างบุคคลลง
· ติดต่อผ่านจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (อีเมล์) โดยผู้ที่ต้องการติดต่อด้วย สามารถค้นหาอีเมล์บุคลากรได้ง่าย
· จัดทำหน้าตอบคำถามที่ถามบ่อย (FAQ) เป็นหน้าเว็บเพจ ให้ผู้ใช้เปิดอ่านได้โดยไม่ต้องถาม
· จัดทำหน้าเว็บบอร์ด เพื่อบริการพนักงานในองค์กร ให้สามารถช่วยเหลือกันได้ แต่ต้องออกแบบเว็บบอร์ด ให้สามารถควบคุมกันได้ และจะต้องเป็นพนักงานในองค์กรเท่านั้น

การตรวจสอบกระบวนการ
การตรวจสอบกระบวนการ เป็นกิจกรรมที่สามารถพบได้ ในกระบวนการผลิตที่มีระบบคอยตรวจสอบการดำเนินการ แบบออนไลน์ทำให้ผู้ดูแลกระบวนการสามารถตรวจสอบระบบได้ตลอดเวลา เช่นระบบ SCADA (Supervisory Control and Data Acquisition ) อย่างไรก็ตาม ระบบการตรวจสอบกระบวนการ มีเฉพาะ ในสำนักงานบางประเภทเท่านั้น

กิจกรรมเฉพาะหน่วยงาน
เป็นระบบที่ออกแบบเพื่อความสะดวกและรวดเร็ว ความถูกต้อง แม่นยำ ในการทำงานของหน่วยงาน ลักษณะของระบบ ที่ออกแบบ จะแตกต่างกันไปตามลักษณะเฉพาะของหน่วยงาน
วัตถุประสงค์ของการจัดสำนักงานอัตโนมัติ คือ การจัดเตรียมอุปกรณ์เพื่อที่จะช่วยเหลือผู้ปฏิบัติงานในการรวบรวมข้อมูลวิเคราะห์หาวิธีการแก้ปัญหาที่เป็นไปได้และเผยแพร่ข้อมูลให้ผู้อื่นทราบ วัตถุประสงค์การนำสำนักงานอัตโนมัติมาใช้คือ
1. ต้องการความสะดวก
2. ต้องการสั่งผ่านสารสนเทศอย่างต่อเนื่อง
3. เพื่อลดปริมาณคนงาน และปริมาณงานด้านเอกสาร
4. ต้องการความยืดหยุ่น
5. เพื่อที่จะสามารถขยายงานต่อไปได้ในอนาคต

ที่มาของสำนักงานอัตโนมัติ
แรงบีบคั้นสำคัญที่ทำให้เกิดสำนักงานอัตโนมัติ คือ เศรษฐกิจ การปฏิบัติงานในสำนักงานทุกวันนี้มีค่าใช้จ่ายมากขึ้นกว่าเดิมมาก ไม่ว่าจะเป็นค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับเงินเดือนบุคลากร หรือเอกสาร ดังนั้น การปรับเปลี่ยนการทำงานให้สิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายน้อยลงจึงเป็นเรื่องจำเป็น
สารสนเทศ แต่เดิมเทคโนโลยีพื้นฐานที่ใช้กันอยู่ในสำนักงานทั่วไปนั้นไม่พอเพียงที่จะจัดการกับปริมาณข้อมูลที่มีมากมายมหาศาล สำนักงานจึงต้องมองหาเทคโนโลยีใหม่ที่จะมารับมือกับปริมาณข้อมูลข่าวสารที่เพิ่มมากขึ้นแบบทวีคูณ

ข้อดีของสำนักงานอัตโนมัติ
· ได้ข้อมูลรวดเร็วทันทีกับความต้องการ
· ข้อมูลที่ได้มีความถูกต้องมากขึ้น
· ประหยัดเวลาและค่าใช่จ่ายในด้านแรงงาน
· เพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อสื่อสาร
· ลดงานในการควบคุมที่ไม่จำเป็น
· เกิดการควบคุมงานในภาพรวมดีขึ้น เพราะคุณภาพงานสูงขึ้น
· ช่วยปรับปรุงขวัญและกำลังใจในการทำงานและเพิ่มความพึงพอใจในงาน

ข้อเสียในการใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติ
· เครื่องใช้สำนักงานส่วนใหญ่ต้องใช้กระแสไฟฟ้า หากไฟฟ้าขัดข้องไม่สามารถใช้เครื่องมือ หรือออุปกรณ์ได้
· หน่วยงานที่อยู่ห่างไกลมีอุปสรรคมากเช่นไม่มีระบบไฟฟ้า(ใช้อุปกรณ์ไม่ได้) ไม่มีโทรศัพท์(ใช้ระบบสื่อสารไม่ได้)
· เครื่องคอมพิวเตอร์ในปัจจุบันมีปัญหาแทรกซ้อนในเรื่องไวรัสมากมาย บางครั้งอาจทำให้ข้อมูลที่บันทึกไว้หายไปหมด
· เครื่องใช้ อุปกรณ์มีราคาแพง
· ขาดบุคลากรที่มีความชำนาญเฉพาะในการใช้เครื่องมือ
· เครื่องมือเทคโนโลยี สื่อสมัยใหม่มีการพัฒนา เปลี่ยนแปลงเร็ว ล้าสมัยเร็ว
· เครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์ที่มีประสิทธิภาพสูงส่วนใหญ่เป็นอุปกรณ์นำเข้าจากต่างประเทศทำให้ประเทศไทยต้องเสียดุลการค้า
· ซอฟแวร์คอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่มีลิขสิทธิ์การนำมาใช้ต้องมีค่าใช้จ่ายสูง

องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ
บุคลากร อาจมีหลายกลุ่มคือ
· ผู้จัดการหรือผู้บริหารทุกระดับ
· นักวิชาชีพ เช่น นักบัญชี ผู้ตรวจสอบภายใน สถาปนิก นักกฎหมาย นักวิจัย
· นักเทคนิค
· เลขานุการ เสมียน และพนักงานอื่นๆ
กระบวนการปฏิบัติงาน
· การรับเอกสารและข้อมูล เช่น การส่งผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์มาจากลูกค้า หรือบุคคลอื่นโดยตรง หรือส่งมาในรูปแบบอีดีไอ (eletronic data interchange,EDI)
· การบันทึกเอกสารและข้อมูล งานด้านนี้จะปรับเปลี่ยนเป็นการบันทึกลงในระบบคอมพิวเตอร์มากขึ้น
· การสื่อสารเอกสารและข้อมูล จะยังคงมีทั้งการส่งเอกสารที่เป็นกระดาษและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปยังพนักงานกลุ่มต่างๆ และยังมีการปรับปรุงการสื่อสารด้วยโทรศัพท์ที่สามารถบันทึกเสียงพูดได้ด้วย
· การจัดเตรียมข้อมูลข่าวสารต่างๆ งานนี้แต่เดิมจำเป็นต้องใช้เวลามากเพราะข้อมูลอาจจะกระจายอยู่ในแฟ้มหลายแห่ง แต่สำนักงานอัตโนมัติสามารถค้นหาข้อมูลที่จัดเก็บไว้สะดวกรวดเร็วขึ้น
· การกระจายข่าวสาร กรณีการกระจายข่าวสารไปยังผู้รับจำนวนมาก สามารถใช้ส่งผ่านระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งมีความสะดวกและเร็วขึ้น
· การขยายรูปแบบเอกสาร เช่น แทนที่จะถ่ายเอกสารจำนวนมาก ให้เปลี่ยนเป็นการจัดทำเอกสารเอาไว้ในคอมพิวเตอร์แทน
· การกำจัดและทำลายเอกสาร เอกสารที่อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ในระบบคอมพิวเตอร์สามารถกำจัดได้สะดวกและรวดเร็ว ส่วนการกำจัดเอกสารกระดาษสามารถใช้เครื่องทำลายเอกสารได้เลย

เอกสาร ข้อมูล สารสนเทศ
สำนักงานอัตโนมัติคงทำงานกับเอกสารในแบบต่างๆ เหมือนกับสำนักงานธรรมดาแตกต่างที่ปริมาณข้อมูลแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่คอมพิวเตอร์อ่านเข้าใจได้ทันทีจะมีมาก รูปแบบเอกสารที่นำมาประมวลผลมีหลากหลายมากขึ้น เช่น
· ข้อความ - เสียง
· ภาพ - ตัวเลข
· ภาพถ่าย - ภาพเคลื่อนไหว
· แผนภาพ - ภาพลักษณ์
เทคโนโลยี
จะใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นพื้นฐานค่อนข้างมาก เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงาน

การบริหารจัดการ
ยังคงมีลักษณะคล้ายกับการบริหารจัดการสำนักงานธรรมอยู่บ้าง แตกต่างกันที่ผู้บริหารต้องมีทัศนคติที่ถูกต้องเกี่ยวกับเทคโนโลยีที่นำมาใช้ผู้บริหารต้องเข้าใจว่า ค่าใช้จ่ายในด้านเทคโนโลยีของสำนักงานอัตโนมัติต้องมีระบบและมาตรฐานในการทำงานมิฉะนั้นการติดต่อสื่อสารระหว่างกันอาจมีปัญหาเกิดได้

ประโยชน์ของสำนักงานอัตโนมัติ
· ประหยัดงบประมาณค่าใช้จ่าย
· ลดจำนวนคน
· ลดอุปกรณ์สื่อสารที่ไม่จำเป็น
· ลดจำนวนกระดาษ ฯลฯ
· เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
· การจัดพิมพ์เอกสาร สามารถใช้เวลาน้อยลงและสะดวกขึ้น
· การดำเนินงานต่างๆ เกี่ยวกับเอกสารและสารสนเทศเป็นระบบมากขึ้น
· ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ถูกต้องและรวดเร็ว
· ผู้ปฏิบัติงานมีความภาคภูมิใจในสำนักงานและหน่วยงานมากขึ้น
· ทำให้รู้สึกว่าตนได้สังกัดทำงานกับหน่วยงานที่มีความก้าวหน้า
· ทำให้เกิดความภาคภูมิใจ
· ทำให้ไม่คิดจะทิ้งหน่วยงานไปทำงานกับที่อื่น
· หน่วยงานและสำนักงานมีภาพลักษณ์ดี
· สำนักงานอัตโนมัติช่วยสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้ปรากฎต่อบุคคลภายนอก
· สร้างความน่าเชื่อถือต่อหน่วยงานอื่นๆ

ข้อควรพิจารณาในการนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้ในสำนักงานมีดังนี้
การวิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้
การออกแบบระบบและอุปกรณ์อัตโนมัติ
การจัดหาอุปกรณ์และระบบอัตโนมัติ
การนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาติดตั้งในสำนักงาน
การประเมินผลและบำรุงรักษาระบบ
การวิเคราะห์ความต้องการของบุคลากรในองค์กร
เป็นขั้นตอนของการเก็บรวบรวมการหาข้อมูล โดยการสอบถามหรือสัมภาษณ์ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงานเกี่ยวกับความคล่องตัวในการปฏิบัติงาน ปัญหาอุปสรรคในการทำงานเป็นสาเหตุมาจากเครื่องมือเครื่องใช้หรือไม่ การเก็บข้อมูลในขั้นตอนนี้ควรให้ผู้ตอบแสดงความเห็นและความพึงพอใจต่อการนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้ สามารถสนองความต้องการของพนักงานได้หรือไม่ ปัญหาจะได้รับการแก้ไขมากน้อยเพียงใด ผู้ใช้หรือพนักงานมีความต้องการสำนักงานอัตโนมัติหรือไม่
หน้าที่และระบบข้อมูลหลักใน OA

ในระบบ OA พบว่าหน้าที่ของหลักตลอดจนสื่ออุปกรณ์เครื่องมือและระบบงานแตกต่างจากระบบสำนักงานแบบดั้งเดิม หากจะมองภาพรวมของหน้าที่และระบบหลักใน OA อาจแสดงด้วยภาพข้างล่างนี้ ซึ่งเป็นการร่วมและรวมกันของทั้งระบบคอมพิวเตอร์ ระบบติดต่อสื่อสาร และระบบข้อมูลภายใน OA ด้วยภาพวงกลม 5 วงจากวงนอกเข้าสู่วงใน อธิบายได้ดังนี้
การใช้ระบบการทำงานของคอมพิวเตอร์ซึ่งปรากฏข้อมูลบนจอภาพ สามารถเพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อสื่อสารเพราะสามารถใช้ประสาทสัมผัสทางตา หู ไปพร้อมกันจึงช่วยให้เกิดความเข้าใจและความจำสมบูรณ์ขึ้น พร้อมทั้งสื่อสารได้ไกลและกว้างยิ่งขึ้น ช่วยลดความจำเจซ้ำซากของงานลงได้ทำให้ไม่เบื่องาน ปัจจุบันเป็นยุคข่าวสารข้อมูล ดังนั้นหน่วยงานธุรกิจได้มีการพัฒนานำเอาเทคโนโลยีสมัยใหม่เข้ามาช่วยในการบริหารงานให้การติดต่อสื่อสารเป็นไปได้อย่างสะดวกรวดเร็ว ซึ่งในอนาคตคนทำงานในสำนักงานจะค่อยๆ น้อยลง เพราะบุคลากรมีความรู้เกี่ยวกับเทคโนโลยีมากขึ้น ก็สามารถที่จะทำงานอยู่ที่บ้านใช้การติดต่อสื่อสารกันก็จะทำให้การทำงานนั้นสำเร็จผลได้ ทั้งนี้เพราะทุกคนต่างก็จะหลีกหนีปัญหาต่างๆ เช่น การจราจร ปัญหา มลภาวะเป็นพิษต่างๆ ตลอดจนช่วยลดระยะเวลาในการเดินทาง และประหยัดค่าใช้จ่ายต่างๆ ได้เป็นอย่างดี การติดต่อสื่อสารด้วยระบบเครื่องมือที่ไฮเทคโนโลยีจะช่วยการบริหารหรือการทำงานในสำนักงาน
ลดน้อยลงได้ เช่น

· การเก็บและค้นหาข่าวสารด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ คือ การใช้คอมพิวเตอร์บันทึกข้อมูลต่างๆ เมื่อต้องการใช้ก็สามารถเรียกดูได้จากหน้าจอ โดยไม่ต้องเสียเวลาค้นหาเอกสารที่มีขั้นตอนยุ่งยากสลับซับซ้อนในกรณีเก็บไว้นานหลายปี โดยใช้เวลาเพียงไม่กี่นามี เช่น นำมาเก็บทะเบียนประวัติ บัญชีเงินเดือน บัญชีรายการสินค้าและแผนงานต่างๆ เป็นต้น

· การส่งข่าวสารด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งแต่เดิมใช้การเดินหนังสือ ซึ่งในปัจจุบันการส่งข่าวสารด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์สามารถให้ข่าวปรากฏบนเทอร์มินัล โดยถูกควบคุมด้วยคอมพิวเตอร์ ข่าวสารใดส่งไปให้ใครเมื่อไหร่ การตอบรับเมื่อไหร่และมีคำตอบกลับมาว่าอย่างไร
· การจัดระบบ "เวิร์ดโพรเซสซิ่ง" (Word Processing) และการวางรูปแบบของเอกสาร คือ นำมาทดแทนเครื่องพิมพ์ดีด นำมาใช้ในการพิมพ์งานเอกสารทำให้เอกสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น

· การจัดระบบช่วยบริหารและเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนตัว คือการบันตารางและกำหนดนัดหมาย การเก็บสถิติต่างๆ การจัดเก็บรวบรวมเรื่องไว้เป็นแฟ้มเป็นหมวดหมู่ที่จะค้นหาและเรียกดูได้สะดวก รวมทั้งจัดทำทะเบียนต่างๆ

· การติดต่อกับระบบสื่อสารข้อมูล หรือสถานที่ให้บริการทางด้านข้อมูลจากภายนอกรวมทั้งการจัดระบบ"ว้อยส์โพรเซสซิ่ง" (Voice Processing) คือการติดต่อแลกเปลี่ยนข่าวสารจากสถานบริการคอมพิวเตอร์จากภายนอกจะบันทึกเสียงพูดไปให้บุคคลอื่นได้ฟัง โดยเสียเวลาพูดเพียงครั้งเดียว ช่วยประหยัดเวลาและไม่ต้องเสียอารมณ์มานั่งชี้แจงซ้ำๆ กัน และบันทึกเสียงผู้ที่ติดต่อเข้ามาพร้อมกับชื่อคนที่โทรเข้ามาเวลาและรายละเอียดต่างๆได้

เทคโนโลยีเพื่อสำนักงานอัตโนมัติ
เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์
· ซูเปอร์คอมพิวเตอร์ (supercomputer) เป็นคอมพิวเตอร์ที่มีสมรรถนะสูง ราคาแพงมาก นิยมใช้กับงานวิจัยวิทยาศาสตร์ งานที่ต้องการความเร็วใจการประมวลผลที่สูงมาก

· เมนเฟรม (mainframe) คอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่ ราคาแพง นิยมใช้กับหน่วยงาน บริษัทขนาดใหญ่ หรืออุตสาหกรรมขนาดใหญ่ · มินิคอมพิวเตอร์ (minicomputer) คอมพิวเตอร์ที่มีสมรรถนะขนาดกลาง ใช้กับบริษัทขนาดย่อม การติดตั้งมีลักษณะเหมือนเมนเฟรม แต่เชื่อมต่อเครื่องปลายทางได้น้อยกว่า และทำงานช้ากว่า
· ไมโครคอมพิวเตอร์ (microcomputer) หรือ คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล (personal computer) เป็นคอมพิวเตอร์ขนาดเล็กซึ่งนิยมใช้ส่วนตัว มีหลายรูปแบบ เช่น
ตั้งพื้น (tower)
ตั้งโต๊ะ (desktop) และ







โน้ตบุ๊ก (notebook)










เทคโนโลยีโทรคมนาคม
· โทรศัพท์ เป็นเทคโนโลยีสำหรับการใช้สนทนา โดยอาศัยอุปกรณ์ชุมสานอัตโนมัติขนาดเล็กซึ่งทำหน้าที่เป็นจุดรวมการเชื่อต่อโทรศัพท์ระหว่างภายในกับภายนอก และทำหน้าที่กระจายการเชื่อมต่อไปยังจุดต่างๆที่ผู้เรียกเข้าต้องการติดต่อ

· โทรสาร เป็นอุปกรณ์สำหรับส่งภาพลักษณ์ของเอกสารผ่านระบบโทรศัพท์จากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งโดยอาศัยโทรสารเป็นตัวส่งและรับ สามารถส่งข่าวให้ผู้รับได้แม้ผู้รับจะไม่อยู่คอยรับเอกสาร โทรสารบางเครื่องสามารถกำหนดฟังก์ชันให้ส่งเอกสารเดียวกันไปยังผู้รับหลายรายได้



ระบบประชุมทางไกล
เป็นระบบโทรคมนาคมที่ช่วยให้ผู้ร่วมประชุมที่อยู่ต่างสถานที่กันสามารถประชุมกันได้
วิธีการอาจจะเป็นการประชุมทางไกล (teleconference) ผ่านระบบโทรศัพท์ธรรมดา
อาจประชุมทางไกลชนิดผู้เข้าร่วมประชุมเห็นหน้าและห้องประชุมของกันและกัน อุปกรณ์พิเศษประกอบด้วย กล้องถ่ายภาพโทรทัศน์ จอภาพโทรทัศน์ ระบบสื่อสารข้อมูล มีอุปกรณ์สำคัญ 3 ส่วน คือ
· ส่วนรับ/ส่งข้อมูล ได้แก่ เครื่องปลายทาง หรือเครื่องมืออื่นๆ สำหรับรับและส่งข้อมูล/ข้อความ
· ส่วนแปลงสัญญาณ คือ อุปกรณ์ที่ใช้ในการแปลงข้อมูลจากรูปแบบที่ใช้ในเครื่องต้นทางให้เป็นรูปแบบที่สามารถส่งไปในช่องทางสื่อสารเครื่องปลายทางได้
· ส่วนการสื่อสาร หรือช่องทางสื่อสาร คือ ตัวกลางสำหรับถ่ายทอดสัญญาณจากผู้ส่งถึงผู้รับ

ระบบอินเทอร์เน็ต
มีบทบาทสำคัญต่อสำนักงานอัตโนมัติมาก กล่าวคือ ระบบอินเทอร์เน็ตมีวิธีการสื่อสารที่เป็นมาตรฐาน ใช้งานง่าย มีการกำหนดการทำงานกับเอกสารที่เป็นมาตรฐานและใช้กันกว้างขวางแล้ว สามารถบันทึกเก็บเอกสารไว้ในระบบอินเทอร์เน็ตในแบบที่ผู้ใช้สามารถเชื่อมโยงเอกสารไปยังเอกสารอื่นๆ ทั้งในระบบคอมพิวเตอร์หรือนอกระบบก็ได้ สามารถใช้ด้านการประชาสัมพันธ์ การเผยแพร่เอกสาร การจัดทำห้องสมุด ได้ ผู้บริหารและพนักงานใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่เชื่อมต่อกันเป็นระบบเครือข่ายหรือเครือข่ายแลน วางแผนระบบแฟ้มข้อมูลอัตโนมัติเพื่อให้ค้นหาข้อมูลและเอกสารได้รวดเร็ว ผู้บริหารสนับสนุนการใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติและลงมือใช้งานเอง ซอฟแวร์ต่าง ๆ ใช้ง่ายและเป็นมาตรฐานเดียวกัน อุปกรณ์ต่าง ๆ เป็นมาตรฐานและทำงานร่วมกันได้ ระบบงานประยุกต์ต่างๆ ได้รับการติดตั้งหรือพัฒนาขึ้นให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้


อุปกรณ์สำนักงานที่เชื่อมต่อเป็นเครือข่าย
ภายในสำนักงานย่อมมีเครื่องใช้สำนักงานต่าง ๆ ประกอบกันอยู่มาก ในอดีตต้องมีตู้เก็บเอกสาร เก็บแฟ้มข้อมูล มีเครื่องคิดเลข กระดาษ ดินสอ การทำงานก็มีแบบฟอร์มต่าง ๆ ที่ต้องกรอก ต้องประมวลผลหรือคิดคำนวณ การส่งเอกสารกระทำโดยเด็กส่งหนังสือ การสรุปผลหรือทำรายงานยุ่งยากเสียเวลา เช่น การสรุปยอดขายหรือทำบัญชีต้องมีการกรอกข้อมูล คิดคำนวณตัวเลขเป็นจำนวนมาก
รูปที่ 1 แสดงการเชื่อมต่ออุปกรณ์คอมพิวเตอร์และการใช้โปรแกรมในสำนักงานอัตโนมัติ
ในปัจจุบันมีอุปกรณ์สำนักงานช่วยอำนวยความสะดวกมากมาย มีเครื่องพิมพ์ที่ใช้คอมพิวเตอร์ช่วย เรียกว่าเวิร์ดโปรเซสเซอร์ ส่วนที่ก้าวหน้าขึ้นไปก็เรียกว่าเดสท๊อปพับลิชเชอร์มีการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการคิดคำนวณและประมวลผลเก็บข้อมูลลงสื่อตัวกลาง เช่น ฟลอปปี้ดิสก์ ฮาร์ดดิสก์ ข้อมูลที่จัดเก็บสามารถเรียกมาใช้สรุปผล สร้างรายงาน ทำกราฟ การส่งข้อมูลข่าวสารระหว่างกันก็ทำในรูปการสื่อสารข้อมูล
ระบบการทำงานจึงเกี่ยวข้องกับอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์หลายอย่าง ซึ่งสามารถผนวกเข้าหากันเป็นระบบเดียวกันได้ อุปกรณ์สำนักงานเหล่านี้ ได้แก่ โทรศัพท์ โทรสาร คอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์ หรือเชื่อมโยงเข้ากับระบบตรวจสอบต่าง ๆ เช่น ตรวจวัดอุณหภูมิความชื้น ระบบรักษาความปลอดภัย ระบบการนับจำนวน เป็นต้น การเชื่อมโยงเหล่านี้ก็เพื่อให้มีการส่งถ่าย หรือรับข้อมูลได้อย่างอัตโนมัติ
ลักษณะของสำนักงานอัตโนมัติที่มีประสิทธิผล
บุคลากรที่มีบทบาทริเริ่มนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้
· ผู้บริหารระดับสูง เกิดความสนใจและสั่งให้ผู้เกี่ยวข้องดำเนินการจัดหา หรือพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติขึ้น
· ผู้บริหารระดับกลางและผู้ปฏิบัติงานระดับต่าง ๆ อาจจะเป็นผู้เสนอให้มีการจัดทำขึ้น อาจจะเป็นเพราะเห็นว่าหน่วยงานของตนสมควรปรับเปลี่ยนการปฏิบัติงานมาใช้เทคโนโลยีสำนักงานอัตโนมัติมากขึ้น
· นักคอมพิวเตอร์และนักเทคโนโลยีอื่น ๆ บางกรณีผู้เสนอแนะให้หน่วยงานพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติขึ้นก็อาจจะเป็นนักเทคโนโลยีของหน่วยงานเอง เพราะนักเทคโนโลยีมักมีโอกาสใกล้ชิดและเห็นความก้าวหน้าด้านเทคโนโลยีค่อนข้างมาก

ประเด็นสำคัญในการพัฒนาสำนักงานอัตโนมัติ
การเลือกแนวทางการพัฒนาสำนักงานอัตโนมัติ คือ การพิจารณาเลือกว่าจะดำเนินการพัฒนาในแบบใดดี ดำเนินการเองว่าจ้างที่ปรึกษา หรือจัดซื้อระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้
· การวางแผนการพัฒนา ทั้งทางด้านงบประมาณ กระบวนการพัฒนา และกำลังคน
· การพัฒนาและจัดระบบสำนักงานอัตโนมัติ คือการลงมือดำเนินการจัดสร้างระบบ การสั่งซื้อเครื่องมือและอุปกรณ์ การติดตั้งซอฟต์แวร์ ฯลฯ
· การประเมินผลการปฏิบัติงานและการปรับเปลี่ยน เป็นการตรวจสอบว่าการปฏิบัติงานที่จัดทำขึ้นบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้มากน้อยเพียงใด

การประเมินผลและการบำรุงรักษาระบบ
เมื่อได้นำอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติมาใช้ภายในสำนักงานแล้ว ควรมีการประเมินผลงานว่ามีประสิทธิภาพมากขึ้นหรือไม่ เพียงใด เกิดปัญหาขัดข้องอะไรหรือไม่ พนักงานยังเป็นบุคคลที่มีคุณค่าต่อสำนักงานอยู่หรือไม่ และค่าใช้จ่ายที่ต้องสูญเสียไปเพื่อการนี้สอดคล้องกับผลงานที่ทำได้หรือไม่ เมื่อทราบปัญหาแล้วควรทำการปรับปรุงระบบ เช่น การเปลี่ยนแปลงอุปกรณ์ใหม่ การยกเลิกระบบที่ไม่จำเป็น หรือการขยายอุปกรณ์เพิ่มขึ้น การเพิ่มลูกข่ายเพื่อความมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
โครงข่ายของระบบในสำนักงาน
หลักการของคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์รับ-ส่งข้อมูลที่ประกอบเป็นเครือข่าย ที่มีการเชื่อมโยง ต้องเชื่อมต่อถึงกัน รูปแบบหลายอย่างตามความเหมาะสมซึ่งขึ้นกับเทคโนโลยี โครงข่ายการเชื่อมโยงนี้เรียกว่าโทโปโลยี เช่น ถ้าหากพิจารณาว่าภายในสำนักงานมีอุปกรณ์สำนักงานที่ใช้งานอยู่กระจัดกระจาย และต้องการเชื่อมโยงต่อถึงกัน หากต้องการเชื่อมต่อโดยตรงจะต้องใช้สายเชื่อมโยงมาก
ปัญหาของการเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์ หรืออุปกรณ์เทอร์มินัลหลาย ๆ ครั้ง เห็นจะได้แก่ สายเชื่อมโยงระหว่างสถานีที่เพิ่มขึ้นเป็นจำนวนมาก และระบบการสวิตซ์เพื่อใช้เชื่อมโยงข้อมูลในการสื่อสารระหว่างสถานี หากใช้สถานีมากขึ้นการเชื่อมโยงต้องใช้สายมากขึ้นอีกมาก และขณะที่สถานีหนึ่งทำงานก็จะใช้เส้นทางตรงไปยังอีกสถานี ทำให้การใช้สายสัญญาณไม่เต็มประสิทธิภาพ จึงมีความพยายามที่จะหารูปแบบการลดจำนวนสายสัญญาณเพิ่มประสิทธิภาพ ลดค่าใช้จ่าย ซึ่งก็มี โทโปโลยีในการใช้สื่อสารหลายรูปแบบ ดังนี้
รูปที่ 4 แสดงโครงข่ายของระบบแผนกต่างๆ ในสำนักงานอัตโนมัติ
· รูปแบบดาว มีรูปแบบการต่อโดยการนำสถานีต่าง ๆ หลายสถานีต่อรวมกันเป็นหน่วยสวิตชิงกลาง การติดต่อสื่อสารระหว่างสถานีจะกระทำได้ด้วยการติดต่อผ่านทางวงจรสวิตชิง การทำงานของหน่วยสวิตชิงกลาง จึงคล้ายกับศูนย์กลางของการตัดต่อวงจรเชื่อมโยงระหว่างสถานีต่าง ๆ ที่ต้องการติดต่อกัน


· รูปแบบวงแหวน ประกอบด้วยสัญญาณข้อมูลจากสถานีต่าง ๆ ที่เรียกว่า รีพีตเตอร์ (repeter) ทำหน้าที่รับข้อมูลจากสถานีแล้วต่อไปยังรีพีตเตอร์ตัวถัดไปเรื่อย ๆ เป็นรูปวงกลม หากข้อมูลที่ส่งเป็นสถานีใด รีพีตเตอร์ของสถานีนั้นก็รับและส่งให้กับสถานี รีพีตเตอร์จึงมีหน้าที่รับข้อมูลและตรวจสอบว่าเป็นของตนเองหรือไม่ ถ้าใช่ก็รับไว้ ถ้าไม่ใช่ก็ส่งต่อไป
· รูปแบบบัสและทรี เป็นรูปแบบที่มีผู้นิยมใช้มากแบบหนึ่ง เพราะมีโครงสร้างไม่ยุ่งยาก และไม่ต้องใช้ รีพีตเตอร์หรืออุปกรณ์สวิตชิ่งเหมือนแบบวงแหวน หรือรูปดาว ทุก ๆ สถานีจะเชื่อมต่อเข้าหาบัสโดยผ่านทาง อุปกรณ์อินเตอร์เฟสที่เป็นฮาร์ดแวร์ การจัดส่งข้อมูลลงบนบัสจึงสามารถทำให้ข้อมูลไปถึงอุปกรณ์ทุกสถานีได้ การจัดส่งในวิธีนี้จึงต้องมีการกำหนดวิธีการที่จะไม่ให้ทุกสถานี ส่งข้อมูลพร้อมกัน เพราะจะทำให้ข้อมูลชนกัน วิธีการจัดแบ่งอาจแบ่งช่วงเวลา หรือให้แต่ละสถานีใช้ความถี่สัญญาณแตกต่างกัน


การออกแบบระบบเครือข่ายสำหรับสำนักงานอัตโนมัติ
หากเป็นองค์กรขนาดเล็ก ความสำคัญของเครือข่ายจะลดลงเพราะองค์กรอาจเลือกระบบ PABX และ LAN ประกอบร่วมกันใช้งานภายใน และต่อเชื่อมกับภายนอกผ่านเครือข่ายบริการสาธารณะ เช่น ขององค์การโทรศัพท์หรือของการสื่อสาร ตลอดจนบริการของเอกชนที่กำลังให้เปิดบริการในขณะนี้อีกหลายเครือข่าย สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ระบบเครือข่ายภายในเป็นเรื่องสำคัญ การวางเครือข่ายภายในหรือที่เรียกว่า backbone เป็นเรื่องที่ทำให้ข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ ถึงกันได้
เป็นตัวอย่างการวางโครงข่ายหลักขององค์กรขนาดใหญ่ที่ต้องการเชื่อมโยงข้อมูลภายในหลาย ๆ แผนเข้าด้วยกัน โดยมีหน่วยงานกลางหรือศูนย์คอมพิวเตอร์เป็นแหล่งเก็บรวบรวมข้อมูลสำหรับการบริหาร ศูนย์คอมพิวเตอร์จึงเสมือนเป็นศูนย์กลาง ซึ่งแต่เดิมจะแตกกระจายเชื่อมโยงกับศูนย์คอมพิวเตอร์ขององค์กรแบบรูปดาว คือแตกกระจายเทอร์มินัลออกไป แต่ในปัจจุบันมีการวางสายเพื่อเป็นถนนให้กับข้อมูลที่เรียกว่า backbone ถนนข้อมูลเหล่านี้จะทำหน้าที่เป็นถนนสายหลักสำหรับข้อมูล ซึ่งจำเป็นต้องให้ข้อมูลวิ่งผ่านถนนด้วยความเร็วเหมือนถนนเชื่อมระหว่างจังหวัด

การวางถนนข้อมูลสายหลัก
ในแต่ละแผนกจะมีถนนสายย่อยของตนเอง เช่น เป็นระบบแลน มีจำนวนสถานีหลาย ๆ สถานี แต่ละสถานีเชื่อมต่อถึงกัน มีการส่งผ่านข้อมูลต่าง ๆ เข้าหากันได้ และส่งข้อมูลออกถนนสายหลักไปยังแผนกต่าง ๆ หรือศูนย์คอมพิวเตอร์กลางได้ การขยายเครือข่ายจะทำได้ง่าย ด้วยเหตุนี้เองจึงให้ข้อเด่นที่แต่ละหน่วยงานจะดูแลสถานีของตนเอง และสามารถลงทุนขยายระบบตามความจำเป็น คอมพิวเตอร์หลักก็ไม่จำเป็นต้องมีขีดความสามารถประมวลผลสูงมาก เพราะการประมวลผลกระทำแบบกระจาย แต่ต้องมีขีดความสามารถในการเก็บข้อมูลได้มาก เราจึงเรียกว่า ไฟล์เชิร์ฟเวอร์ โครงข่ายการวางถนนหลักจึงทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์มีขนาดเล็กลง ลงทุนน้อยลง ดูแลง่ายขึ้น จึงมีผู้เรียกระบบลักษณะนี้ว่า down sizing ซึ่งเป็นการลดขนาดเมนเฟรมในอดีตลงมา โดยที่ประสิทธิภาพการทำงานต่าง ๆ ยังทำได้ดี และที่สำคัญคือ เชื่อมโยงให้เป็นระบบสำนักงานอัตโนมัติได้อีกด้วย

การวางถนนข้อมูลสายหลักจะต้องดูพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ เพื่อว่าการลงทุนวางสายจะสิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายน้อยลง หากต้องการให้มีเส้นทางถนนสำรองเพื่อเพิ่มความเชื่อถือได้ของระบบ ก็จะต้องเลือกเส้นทางสำรอง นอกจากนี้ยังต้องดูความหนาแน่นของการใช้ข้อมูลเพื่อทำให้ถนนข้อมูลไม่แออัด ทำให้ประสิทธิภาพลดลง
เครือข่ายภายในสำนักงานอัตโนมัติเป็นอย่างไร

ภายในสำนักงานอัตโนมัติที่เกิดขึ้นในปัจจุบันจะมีทั้งการสื่อสารด้วยเสียง ข้อมูลภาพระบบภายในที่มีการสื่อสารด้วยเสียง จึงมักใช้ชุมสายแบบเซอร์กิตสวิตชิ่ง เช่น PABX ดังนั้นจึงพ่วงการสื่อสารข้อมูลเข้าไปด้วย ด้วยการต่อเชื่อม เช่น เทอร์มินัลคอมพิวเตอร์เข้ากับมินิคอมพิวเตอร์หรือเมนเฟรม การใช้วงจรจะเชื่อมต่อเพื่อส่งผ่านข้อมูลถึงกัน อย่างไรก็ดี ภายในสำนักงานก็จำเป็นต้องมีการเชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ในลักษณะแลน การเชื่อมต่อแบบแลนเป็นการนำอุปกรณ์หลาย ๆ แบบต่อเข้าสู่โครงข่ายเดียวกัน เพื่อเพิ่มคุณค่าของระบบทำให้การส่งผ่านข้อมูลระหว่างกันทำด้วยความรวดเร็วสูงมาก ผู้ใช้งานสามารถโต้ตอบกันเสมือนเวลาจริง การใช้แลนจึงมีบทบาทที่สำคัญเพิ่มขึ้น และมีผู้นิยมใช้ในสำนักงานต่อไป ภายในสำนักงานจำเป็นต้องมีการเชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ในลักษณะแลน

แพ็กเกจ-สวิตชิ่งเป็นบริการเครือข่ายสาธารณะ
เพื่อให้การใช้งานในรูปแบบเครือข่ายมีประสิทธิภาพ และทุ่นค่าใช้จ่าย จึงจำเป็นต้องมีหน่วยงานกลางลงทุนให้ และแบ่งงานร่วมกัน ระบบแพ็กเกต-สวิตชิ่งจึงเป็นระบบที่เรียกได้ว่าเป็นบริการสาธารณะปัจจุบัน การสื่อสารแห่งประเทศไทยเปิดบริการเครือข่ายเชื่อมโยงผ่านแพ็กเกข-สวิตชิ่งที่ใช้ชื่อว่า ไทยแพ็ก การบริการผ่านไทยแพ็กจะมีค่าบริการถูกกว่าการใช้เซอร์กิตสวิตชิ่งขององค์การโทรศัพท์ เพราะหากใช้บริการระยะทางไกล อัตราค่าโทรศัพท์จะทวีตามอัตราทางไกล แต่หากผ่านไทยแพ็กจะคิดตามปริมาณการรับส่งข้อมูลจริง

ลักษณะของครือข่ายภายในสำนักงานอัตโนมัติ
ภายในสำนักงานอัตโนมัติที่เกิดขึ้นในปัจจุบันจะมีทั้งการสื่อสารด้วยเสียง ข้อมูลภาพระบบภายในที่มีการสื่อสารด้วยเสียง จึงมักใช้ชุมสายแบบเซอร์กิตสวิตชิ่ง เช่น PABX ดังนั้นจึงพ่วงการสื่อสารข้อมูลเข้าไปด้วย ด้วยการต่อเชื่อม เช่น เทอร์มินัลคอมพิวเตอร์เข้ากับมินิคอมพิวเตอร์หรือเมนเฟรม การใช้วงจรจะเชื่อมต่อเพื่อส่งผ่านข้อมูลถึงกัน

แสดงการเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์แบบแลนเข้าสู่ระบบอินเตอร์เน็ต
อย่างไรก็ดี ภายในสำนักงานก็จำเป็นต้องมีการเชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ในลักษณะแลน การเชื่อมต่อแบบแลนเป็นการนำอุปกรณ์หลาย ๆ แบบต่อเข้าสู่โครงข่ายเดียวกัน เพื่อเพิ่มคุณค่าของระบบทำให้การส่งผ่านข้อมูลระหว่างกันทำด้วยความรวดเร็วสูงมาก ผู้ใช้งานสามารถโต้ตอบกันเสมือนเวลาจริง การใช้แลนจึงมีบทบาทที่สำคัญเพิ่มขึ้น และมีผู้นิยมใช้ในสำนักงานต่อไป ภายในสำนักงานจำเป็นต้องมีการเชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ในลักษณะแลน
ความสำคัญที่ทำให้ทุกสถานีสื่อสารถึงกันได้
หากพิจารณาว่าภายในองค์กรหนึ่งเสมือนมีโครงข่ายข้อมูลอยู่โครงข่ายหนึ่ง ดังนั้นทุก ๆ สถานีจะต่อร่วมเข้าหาโครงข่ายนี้ หรือหากมองภาพที่กว้างออกไป เช่น ธนาคารแห่งหนึ่งมีสาขาอยู่ทั่วประเทศ คอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ประมวลผลข้อมูลอื่น เช่น เอทีเอ็มทุกตัวก็เชื่อมเข้ากับเครือข่ายสื่อสารข้อมูลเช่นกัน โครงข่ายสื่อสารข้อมูลที่อยู่ในพื้นที่จำกัด ก็เรียกว่าระบบโครงข่ายท้องถิ่น (แลน-LAN - Local Area Network) หากอยู่ระหว่างห่างไกลกันมาก ๆ ก็เรียกว่า แวน (WAN - Wide Area Network) ไม่ว่าจะเป็นโครงข่ายอย่างไรอาจเขียนแทนได้ ดังรูปที่ 3

สถานีต่าง ๆ ต่อเข้ากับโครงข่ายสื่อสารข้อมูล
ภายในโครงข่ายไม่ว่าจะใช้โทโพโลยีอย่างไร จะทำหน้าที่สำคัญในการสวิตช์ข้อมูลจากสถานีหนึ่งให้ไปยังปลายทางอีกสถานีหนึ่งได้อย่างถูกต้อง เช่น สถานี A เป็นเวิร์ดโปรเซสเซอร์ เมื่อป้อนเอกสารจบแล้วต้องการส่งเป็นอีเมล์ (Email) ไปยังสถานี B ที่อยู่บนเครือข่าย ผู้ใช้ก็จ่าหน้าบอกแอ็ดเดรสของสถานี B แล้วส่งเข้าไปในเครือข่าย เครือข่ายจะสวิตช์ข้อมูลให้ไปยังเส้นทางที่ถูกต้อง เพื่อส่งเข้าหาสถานี B การสวิตช์ข้อมูลในเครือข่ายจึงเป็นเรื่องที่สำคัญและเป็นหัวใจของการติดต่อสื่อสารในระบบสำนักงานอัตโนมัติ

การสวิตช์ข้อมูลมีหลายแบบ อุปกรณ์ที่ทำหน้าที่สวิตช์ข้อมูลเราเรียกว่า ชุมสายสื่อสารข้อมูล ดังนั้นชุมสายโทรศัพท์ที่เรารู้จักคุ้นเคยกันดีก็เป็นวิธีการสวิตช์ข้อมูลวิธีหนึ่ง ผู้ที่ใช้โมเด็มเชื่อมโยงเข้ากับข่ายโทรศัพท์และต่อเข้าหากันได้ก็ใช้เครือข่าขององค์การโทรศัพท์ฯ หรือใช้ชุมสายภายในที่เรียกว่า PABX นั่นเอง
วิธีการของชุมสายสื่อสารข้อมูลที่อยู่ในเครือข่ายที่ใช้กันโดยทั่วไป สามารถแบ่งตามหลักการทางเทคนิคได้ 3 แบบ คือ ชุมสายเซอร์กิตสวิตชิ่ง (Circuit Switching) ชุมสายแมสเซจสวิตชิ่ง (Message Switching) และแพ็กเกตสวิตชิ่ง (Packet Switching)

ชุมสายเซอร์กิตสวิตชิ่ง
หากระบบสำนักงานทั่วไปมีตู้ชุมสาย PABX หรือชุมสายโทรศัพท์ติดต่อภายใน และต้องการนำคอมพิวเตอร์หรือเทอร์มินัลต่อเข้าหากันผ่านชุมสายโทรศัพท์ดังกล่าวนี้ หรือจะผ่านไปยังชุมสายขององค์การโทรศัพท์ฯ ก็ถือว่าเป็นการสวิตช์ข้อมูลแบบเซอร์กิตสวิตชิ่ง
การติดต่อแต่ละครั้ง ชุมสายจะทำงานเชื่อมโยงวงจรจากผู้เรียกไปยังผู้ถูกเรียก ซึ่งเปรียบได้กับการเชื่อมโยงระหว่างผู้ใช้ทั้งสองโดยตรง ในขณะนี้วงจรที่ใช้อยู่ผู้อื่นจะเรียกใช้ไม่ได้ การติดต่อระหว่างสถานีจึงเกิดขึ้นได้ตลอดเวลาที่วงจรยังต่ออยู่ ในระบบนี้มีข้อเสียตรงที่หากคอมพิวเตอร์หรือเทอร์มินัลติดต่อกับศูนย์ข้อมูล ในการเรียกค้นข้อมูลเป็นระยะจะทำให้มีช่วงเวลาที่สายสัญญาณไม่มีการใช้และผู้อื่นก็ใช้ไม่ได้ กาาติดต่อผ่านเซอร์กิตสวิตชิ่งจึงเหมาะกับการใช้สื่อสารข้อมูลที่มีการโต้ตอบกันตลอดเวลาด้วยปริมาณสูง และการเชื่อมโยงอุปกรณ์ระหว่างสถานีต้นทางกับปลายทางต้องตกลงและใช้มาตรฐานเดียวกัน
ชุมสายเซอร์กิตสวิตชิ่งในระบบสำนักงานอัตโนมัติก็มีการใช้กันอยู่แล้วในกลุ่มจำพวกโทรศัพท์ โทรสาร หรือสื่อสารข้อมูลผ่านโมเด็ม ทั้งผ่านชุมสายภายในหรือชุมสายภายนอก รูปแบบการติดต่อสื่อสาร ดัง รูปที่ 4 การติดต่อสื่อสารข้อมูลนี้ผู้ใช้จะต้องมีระบบซอฟต์แวร์ในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเอง เพราะชุมสายจะไม่มีระบบตรวจสอบข้อมูลในชุมสายทำหน้าที่เพียงการสวิตช์วงจรให้เท่านั้น

คอมพิวเตอร์ A ติดต่อกับศูนย์ข้อมูล B ผ่านชุมสายเซอร์กิตสวิตชิ่ง เช่นชุมสายโทรศัพท์
ชุมสายแมสเซจสวิตชิ่ง พัฒนาการก้าวต่อมา
ชุมสายแมสเซจสวิตชิ่ง เป็นระบบที่ใช้เทคนิคของการสื่อสารข้อมูลที่ให้ชุมสายมีความชาญฉลาดเพิ่มขึ้น ชุมสายจะเสมือนเป็นคอมพิวเตอร์ที่รับข้อมูลมาเก็บและส่งต่อผ่านออกไปที่เรียกว่า Stort and Forward การติดต่อจึงไม่ต้องเชื่อมโยงวงจรจากสถานีต้นทางกับสถานีปลายทางอย่างจริง ๆ เหมือนกับเซอร์กิตสวิตชิ่ง ผู้เรียกสามารถส่งข้อมูลออกไปยังผู้ถูกเลือกเส้นทางที่เหมาะสมได้ ก็จะส่งต่อไปยังชุมสายถัดไป และจะกระทำแบบนี้จนถึงผู้ถูกเรียก จะเห็นว่ามีการหน่วงเวลาระหว่างผู้เรียกกับผู้ถูกเรยก แต่ก็ทำให้การใช้สายภายในระหว่างชุมสายมีประสิทธิภาพมากขึ้น และการติดต่อระหว่างผู้เรียกกับผู้ถูกเรียก ก็มีการรับประกันเรื่องความถูกต้องข้อมูล ทำให้ระบบเชื่อมต่อระหว่างสถานีอาจแตกต่างกันได้ เพราะชุมสายจะเปลี่ยนไป
ชุมสายแบบนี้จึงไม่เหมาะกับงานประเภทโต้ตอบทันที เพราะจะมีเวลาหน่วงในระบบสูง และจะแปรตามปริมาณข้อมูล พัฒนาการแบบนี้ได้รับการนำมาใช้ในการส่งเทเล็กซ์ถึงกัน ซึ่งเวลาหน่วงในระบบไม่ใช่ปัญหาสำคัญระบบสำนักงานอัตโนมัติจึงไม่นิยมใช้หลักการสื่อสารแบบนี้

สื่อสารข้อมูลแบบแพ็กเกตสวิตชิ่ง
ระบบแลน (LAN) ที่ใช้ในสำนักงานที่ใช้ระบบบัส หรือทรี จะมีการส่งข้อมูลในลักษณะนำข้อมูลมาแพ็กลงซอง จ่าหน้าซองแล้วส่งออกไปในบัส สถานีปลายทางตรวจสอบพบซองที่จ่าหน้าถึงตนเองก็จะเก็บซองนั้นขึ้นมา
หากข้อมูลที่ส่งจากสถานีต้นทางไปยังสถานีปลายทางต้องผ่านหลายชุมสาย ก็ใช้หลักการคล้ายระบบแมสเซจสวิตชิ่ง กล่าวคือ ระบบจะเก็บข้อมูลและส่งต่อเช่นเดียวกัน แต่จะต่างกันตรงที่แพ็กเกต-สวิตชิ่งจะแบ่งข้อมูลออกเป็นส่วนย่อย ๆ เรียกว่า แพ็กเกต แต่ละแพ็กเกตจะถูกทยอยส่งผ่านชุมสายจุดต่าง ๆจนถึงปลายทาง ซึ่งปลายทางก็จะรวมแพ็กเกตต่าง ๆ ให้กลับเป็นข้อมูลเดิมโดยสมบูรณ์อีกครั้งหนึ่ง การที่ข้อมูลถูกแบ่งออกเป็นแพ็กเกตย่อย ทำให้ชุมสายไม่ต้องคอยรับข้อมูลทั้งหมดให้ครบก่อน เป็นผลทำให้ลดช่วงเวลาหน่วงลง จึงทำให้ระบบนี้สามารถใช้กับงานแบบโต้ตอบทันทีได้
ข้อดีของชุมสายแบบแพ็กเกตสวิตชิ่งที่เห็นได้ชัดคือ อุปกรณ์ต้นทางกับปลายทาง สามารถส่งด้วยความเร็วที่ต่างกันได้ เพราะชุมสายจะเป็นผู้แปลงสัญญาณ ให้ความเร็วเข้ากันได้ มีการรับประกันความถูกต้องของข้อมูลที่รับส่งทำให้ระบบมีความเชื่อถือสูง สามารถใช้ในระบบที่โต้ตอบด้วยความเร็วได้ มีระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล โครงข่ายดังกล่าวนี้ทำให้ใช้งานพร้อมกันหลาย ๆ ระบบได้ โดยงานประยุกต์แต่ละระบบไม่ยุ่งเกี่ยวกัน แต่ใช้ผ่านชุมสายเดียวกัน

Email เป็นตัวอย่างของการใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติ
อิเล็กทรอนิกส์เมล์ หรือ อีเมล์ เป็นตัวอย่างการประยุกต์ที่ใช้งานกันอย่างแพร่หลายในต่างประเทศ ปัจจุบันเราสามารถส่งข่าวสารถึงกันผ่านทางอีเมล์ได้ง่าย บนนามบัตรของชาวต่างประเทศที่ได้รับมา ขณะนี้จะเห็นแอดเดรสของอีเมล์เพิ่มขึ้นจากหมายเลขโทรศัพท์ และแฟกซ์ การเชื่อมเครือข่ายต่าง ๆ เข้าถึงกัน ทำให้การส่งข่าวสารตามแอดเดรสดังกล่าวเป็นไปได้ ผู้ส่งเพียงจ่าหน้าตามแอดเดรสแล้วส่งผ่านบริการสาธารณะ ส่วนของบริการสาธารณะนั้นจะต้องมีข้อตกลงส่งออกผ่านไปยังเครือข่ายอื่นส่งต่อ ๆ กันไปจนถึงปลายทาง
แต่สำหรับภายในองค์กรเดียวกัน หากมีการพาโครงข่ายไว้แล้วก็จะมีการกำหนดแอดเดรสภายในกันได้ ระบบซอฟต์แวร์ที่มีอยู่ในระบบสื่อสารข้อมูลจะเป็นตัวจัดการรับส่งจดหมาย หรือข้อความเหล่านี้ถึงกัน ทำให้การส่งเอกสารข้อมูล ข้อความเป็นไปด้วยความรวดเร็วและง่ายดาย

ตัวอย่างโปรแกรมที่นำมาใช้ในสำนักงานอัตโนมัติ
PRAXTICOL คือโปรแกรมสำนักงานอัตโนมัติ(e-office)ที่ประกอบด้วยระบบ Workflow, ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ระบบจัดเก็บและค้นหาเอกสาร และระบบประชุมอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเป็นระบบที่สนับสนุนการลดประมาณการใช้กระดาษ ให้น้อยลง เน้นการทำงานที่เกี่ยวข้องกับการรับ-ส่งเรื่องตลอดจนการจัดเก็บและค้นหาข้อมูลเอกสารสำคัญอื่นๆ ในองค์กรให้มีการจัดเก็บที่มีประสิทธิภาพ ค้นหาได้ถูกต้องและรวดเร็ว

· PRAXTICOL เป็นระบบที่สนับสนุนการทำงานของอุปกรณ์ชนิดต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ อาทิเช่น เครื่องสแกนเนอร์ เครื่องพิมพ์ เครื่องยิงและพิมพ์บาร์โค้ด กล้องดิจิตอล เป็นต้น

· PRAXTICOL คือโปรแกรมระบบงาน ซึ่งสนับสนุน
· การทำงานที่เกี่ยวเนื่องกับเอกสาร ข้อมูล ทรัพยากร
· และการแลกเปลี่ยนข้อมูลภายในองค์กร เพื่อช่วยให้
· การทำงานของคุณมีประสิทธิภาพเพิ่มมากยิ่งขึ้น
· PRAXTICOL ประกอบด้วยระบบงานส่วนต่างๆ ซึ่งทำงานสัมพันธ์กันได้อย่าง
· มีประสิทธิภาพ
· PRAXTICOL เป็นระบบที่สนับสนุนการทำงานของอุปกรณ์ชนิดต่างๆ ได้อย่าง
· มีประสิทธิภาพ อาทิเช่น เครื่องสแกนเนอร์ เครื่องพิมพ์ เครื่องยิงและพิมพ์บาร์โค้ด กล้องดิจิตอล เป็นต้น
· PRAXTICOL ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อรองรับองค์กรขนาดเล็ก กลาง จนกระทั่งขนาดใหญ่
· PRAXTICOL ถูกพัฒนาขึ้นมาด้วยทีมงานคนไทย 100 %
· PRAXTICOL สามารถลดการใช้งานกระดาษภายในองค์กร
· PRAXTICOL สามารถเพิ่มประสิทธิภาพ ความถูกต้อง ความรวดเร็ว และความปลอดภัยในการใช้ข้อมูลและทรัพยากรต่างๆขององค์กร
· PRAXTICOL สามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดเก็บและสืบค้นเอกสาร รวมถึงข้อมูลประเภทต่างๆ
· PRAXTICOL สามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการรับส่ง และแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารระหว่างบุคลากร
· PRAXTICOL สามารถสร้างระเบียบในการจัดการเอกสาร ข้อมูล และทรัพยากรต่างๆขององค์กร

ตัวอย่างการนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้
ในสำนักงานแห่งหนึ่ง ผู้จัดการฝ่ายขายต้องการรู้ข้อมูลการขายสินค้าแต่ละชนิดว่ามีแนวโน้มอย่างไรเพื่อวางแผนการขาย แผนกขายจะมีรายละเอียดความต้องการสินค้าของลูกค้า ยุทธวิธีการขาย และให้ข้อมูลการขายนี้แก่ฝ่ายการผลิตเพื่อเตรียมการผลิตสินค้า พร้อมทั้งส่งต่อให้พนักงานขายแต่ละคนเพื่อศึกษา จากตัวอย่างนี้จะเห็นว่า ผู้จัดการฝ่ายเกี่ยวข้องกับข้อมูลและการติดต่อสื่อสาร ซึ่งถ้ามีการนำคอมพิวเตอร์มาช่วยประมวลผลและสื่อสารข้อมูลก็จะทำได้อย่างรวดเร็ว คอมพิวเตอร์และระบบสื่อสารจึงเป็นสิ่งสำคัญของธุรกิจ และเป็นสิ่งที่ทำให้สำนักงานเปลี่ยนเป็นสำนักงานอัตโนมัติมากขึ้น และเมื่อมีการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในแผนกและหน่วยงานต่าง ๆ พร้อมทั้งมีการต่อเชื่อมโยงเป็นเครือข่ายคอมพิวเตอร์ขององค์การ ในการดำเนินงานของแผนกและหน่วยงานขององค์การจะมีการแลกเปลี่ยนเอกสารและข้อมูลกันอยู่ตลอดเวลา เครือข่ายคอมพิวเตอร์จึงมีความสำคัญมากขึ้นในการดำเนินงานขององค์การ อุปกรณ์สื่อสารที่ใช้ภายในสำนักงานเป็นอย่างไรบ้าง การเริ่มต้นอาจมองไปที่ระบบโทรศัพท์ซึ่งบางสำนักงานมีตู้ชุมสายขนาดเล็กต่อเชื่อมโยงกับข่ายโทรศัพท์ขององค์การโทรศัพท์ การติดต่อสื่อสารทำได้ตั้งแต่เสียงพูด ภาพ โดยการใช้เครื่องโทรศัพท์ เครื่องโทรสาร หรือเครื่องคอมพิวเตอร์โดยติดต่อผ่านโมเด็ม เมื่อพนักงานพิมพ์ดีดพิมพ์งานเอกสารโดยใช้ซอฟต์แวร์ประมวลคำเสร็จ มีการเก็บข้อมูลไว้ในแผ่นบันทึกเพื่อนำมาแก้ไขเปลี่ยนแปลงได้ จากนั้นส่งแฟ้มข้อมูลให้ผู้จัดการผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายใน ผู้จัดการตรวจเอกสารแล้วส่งไปยังลูกค้าผ่านไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ในระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ตซึ่งเชื่อมโยงต่อถึงกันโดยใช้ระบบเครือข่ายขององค์การโทรศัพท์

การวางแผนระบบสำนักงานอัตโนมัติ
การวางแผนระบบสำนักงานอัตโนมัติ คือ การศึกษารายละเอียดทั้งหมดของระบบสำนักงานปัจจุบัน เพื่อนำไปประกอบการวิเคราะห์และตัดสินใจ สำหรับกำหนดทิศทางหรือแนวทางในการปฏิบัติที่เหมาะสม ที่จะเปลี่ยนแปลงระบบสำนักงานในขณะนั้นไปสู่การเป็นระบบสำนักงานอัตโนมัติที่มีประสิทธิภาพในการทำงานที่ดีกว่าเดิม
การวางแผนระบบสำนักงานอัตโนมัติ หมายถึง การดำเนินงานเกี่ยวกับการแจกแจงกิจกรรมหรือขั้นตอนที่จะต้องดำเนินการออกมาจากระบบงานทั้งหมด การกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างขั้นตอนดังกล่าวว่ามีลำดับการดำเนินก่อนหลังอย่างไร พร้อมทั้งการกำหนดขอบเขตและวัตถุประสงค์ของขั้นตอนเหล่านั้น การกำหนดบุคลากรที่จะรับผิดชอบดำเนินการในขั้นตอนนั้นๆ การกำหนดหรือกะประมาณระยะเวลาและทรัพยากรต่างๆ ที่ต้องใช้ในแต่ละขั้นตอนตลอดจนการจัดเตรียมหาข้อมูลรายละเอียดที่เกี่ยวข้องเพื่อนำไปประกอบการดำเนินงานของขั้นตอนดังกล่าวได้

การบริหาร OA
ผู้บริหารสำนักงานต้องพิจารณา การบริหารสำนักงานอัตโนมัติ หรือ OA ให้มีประสิทธิภาพ ตั้งแต่การวางแผน จัดองค์การดูแลระบบรักษาความปลอดภัย และประเมินผลของ OA อันที่จริงแล้วก่อนทำการติดตั้งระบบคอมพิวเตอร์ จะต้องมีการศึกษาความเหมาะสมหรือความเป็นไปได้ (Feasibility study หรือ FS) ถ้าพบว่ายังไม่เหมาะสมในเวลานั้นก็ควรมีการสำรวจข้อได้เปรียบในการใช้และการวางแผนล่วงหน้าในอนาคตไว้ก่อนเพราะไม่ว่าช้าหรือเร็ว สำนักงานอัตโนมัติต้องเกิดขึ้นในองค์การไม่เฉพาะส่วนใดส่วนหนึ่งก็ต้องเกิดขึ้นทั้งองค์การแน่นอน

การวางแผนและจัดองค์การระบบ OA
ก่อนอื่นต้องเข้าใจความสามารถของคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีเพื่อตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดและเปลี่ยนแปลงการบริหารสำนักงานแบบดั้งเดิมมาใช้แบบอัตโนมัติ โดยเริ่มจากการศึกษาความเหมาะสม หรือ FS ซึ่งต้องวิเคราะห์ในประเด็นต่างๆ เช่นข้อมูลที่หน่วยงานต้องการข้อเสนอของผู้ผลิตคอมพิวเตอร์ที่ตอบสนองความต้องการของหน่วยงานทัศนคติและความคิดเห็นของบุคลากรในสำนักงานในการปรับปรุงระบบบริหารสำนักงาน เป็นต้น
โดยทั่วไปคอมพิวเตอร์จะเหมาะสมถ้าสถานการณ์ของระบบข้อมูลในสำนักงานมีลักษณะดังต่อไปนี้
· ปริมาณข้อมูลมีมาก มีแฟ้มข้อมูลใหม่เกิดขึ้นมาก และมีปริมาณการใช้สูง
· มีความต้องการรายงานที่ถูกต้องและการประมวลผลที่รวดเร็ว
· มีลักษณะงานเป็นกิจวัตร ตามเวลา ซ้ำๆ และจำนวนมาก
· มีความต้องการบริหารระบบข้อมูลอย่างต่อเนื่อง
· ต้องการลดต้นทุนต่อหน่วยของการประมวลผลข้อมูล
· ลูกค้าต้องการบริการสะดวกและรวดเร็วขึ้น
· มีบันทึกหรืองานเอกสารในสำนักงานเป็นจำนวนมาก
ผู้บริหารระดับสูงอาจมีการเช็คสอบโดยใช้ใบตรวจรายการ (Checklist) เกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ เช่น ความสามารถของระบบ ตัวเครื่อง หน่วยความจำ การฝึกอบรม การดูแลรักษา เป็นต้น เพื่อช่วยในการเลือกซื้อ และตัดสินใจนอกจากนั้นมักให้ความสำคัญกับการประสานสำนักงานเป็นหนึ่งเดียว (coordinated office) คือมีระบบเชื่อมโยงทุกด้านหรือพูดง่ายๆ คือ OA ที่แท้จริงหลังจากการวางแผนกำหนดระบบ OA แล้วต้องมีการจัดองค์การเพื่อติดตั้งในสถานที่ให้เหมาะสม ในบริษัทขนาดเล็กที่ใช้เพียง minicomputer อาจให้ผู้บริหารสำนักงานรับผิดชอบโดยจัดตั้งในศูนย์คอมพิวเตอร์ขนาดเล็ก แต่สำหรับบริษัทขนาดใหญ่ ต้องมีหน่วยงานรองรับโดยเป็นศูนย์สารสนเทศส่วนกลางประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญด้านคอมพิวเตอร์ นักวิเคราะห์ โปรแกรมเมอร์ และผู้ปฏิบัติงานคอมพิวเตอร์ซึ่งจะดูแลงานส่วนกลางและรายงานต่อผู้อำนวยการฝ่ายระบบสารสนเทศหรือผู้บริหารระดับโดยตรง
การจัดตั้งองค์การเพื่อระบบงาน OA ขึ้นอยู่กับขนาดของคอมพิวเตอร์และเป้าหมายที่กำหนดไว้สำหนับระบบ ซึ่งควรมีการจัดระบบการฝึกอบรมและการแนะนำดูแลพนักงานที่ต้องเกี่ยวข้องกับระบบคอมพิวเตอร์ เพื่อให้เกิดการระมัดระวังและไม่เกิดผลกระทบเชิงลบ เช่น ปัญหาที่มักพบ คือ ความกลัวว่าจะถูกปลดออก (lay off) เมื่อมีความคิดว่าจะนำคอมพิวเตอร์มาใช้แทนคน หรือการขาดจิตใจใฝ่รู้ในการศึกษาระบบใหม่ เป็นต้น ผู้บริหารสำนักงานต้องให้ความสนใจ
ตามประสิทธิภาพ การใช้อุปกรณ์ในระบบ อาจใช้สื่อภายในสำนักงาน เช่น วารสารประจำบริษัท เอกสารข่าว การประชุมระหว่างฝ่าย เป็นต้น เพื่อช่วยแจ้งให้พนักงานทราบและวางแผนเปลี่ยนแปลงล่วงหน้าก่อนถึงวันติดตั้งระบบ ส่วนความกลัวของพนักงานจะหายไปถ้ามีการชี้แจงทำความเข้าใจและสอนให้รู้จัดใช้โดยเล็งเห็นประโยชน์ซึ่งง่ายสะดวกและช่วยงานได้ดี

ความสำคัญของการวางแผนระบบ OA
ในการจัดทำระบบสำนักงานอัตโนมัตินั้น เป็นระบบที่ต้องใช้เงินลงทุนมาก ดังนั้น เพื่อให้การจัดทำระบบเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และเป็นการลดความเสี่ยงต่อความล้มเหลวที่อาจเกิดขึ้น การวางแผนระบบสำนักงานอัตโนมัติจึงเป็นเครื่องมือสำคัญที่ผู้บริหารนำมาใช้สำหรับจัดทำระบบสำนักงานอัตโนมัติที่ต้องการให้กลายเป็นจริงขึ้นมาได้ เพราะเนื่องจากการวางแผนมีความสำคัญ ดังนี้
· การกำหนดทิศทาง
· การดำเนินงาน
· การปรับตัว
· การตัดสินใจ
· การวิเคราะห์
· การประสานงาน
· การควบคุม
· การใช้ทรัพยากร
· การระดมความคิด

คุณสมบัติที่ดีของการวางแผนระบบ OA
· การครอบคลุมงาน
· การประมาณ
· การยอมรับ
· การเปลี่ยนแปลง

องค์ประกอบของการวางแผนระบบ OA
1. บุคลากรหรือทีมงานวางแผน
· ผู้บริหาร
· ผู้ชำนาญการ
· ผู้ใช้ระบบ
· ผู้ดำเนินการ
2. ข้อมูลรายละเอียดประกอบการวางแผน
3. วัตถุประสงค์ของการวางแผน
· วัตถุประสงค์ของระบบ
· ขอบเขตของงาน
· งานที่ต้องดำเนินการ
· ขั้นตอนการดำเนินการ
· เวลา กำลังคน และทรัพยากรต่างๆ
4. วิธีการหรือกระบวนการที่จะทำให้แผนบรรลุวัตถุประสงค์
5. เครื่องมือหรือเทคนิคในการวางแผน
6. ทรัพยากรอื่นๆที่จำเป็น

กระบวนการในการวางแผนพัฒนาระบบ OA
· กระบวนการหรือขั้นตอนการวางแผนพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
· ปัจจัยที่ควรคำนึงถือในการวางแผนพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ

กระบวนการหรือขั้นตอนการวางแผนพัฒนาระบบ OA
ขั้นตอนที่ 1 การจัดเตรียมทีมงานวางแผน
คือ การจัดตั้งกลุ่มบุคคลหลายกลุ่มเข้ามาทำงานรวมกัน เพื่อกำหนดแผนในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ โดยที่ทุกคนในทีมงานจะต้องมีความรู้และความเข้าใจพื้นฐานเกี่ยวกับระบบสำนักงานอัตโนมัติ
กรณีที่บางคนไม่รู้จะต้องศึกษาหาความรู้เพิ่มเติม หรือจัดส่งเข้าร่วมอบรม หรือ ประชุม หรือเสวนาในหัวข้อระบบสำนักงานอัตโนมัติ หรือดูงานจากหน่วยงานที่ประสบผลสำเร็จในการจัดทำระบบสำนักงานอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 2 การศึกษาความเป็นไปได้
· ด้านเทคโนโลยี
· ด้านเงินลงทุน
· ด้านการปฏิบัติงาน
· ด้านเวลา
· ด้านกฎหมายและกฎระเบียบต่างๆ

ขั้นตอนที่ 3 การนำเสนอผลการศึกษาความเป็นไปได้
ผู้ศึกษาความเป็นไปได้ จะต้องนำรายงานผลการศึกษาความเป็นไปได้เสนอต่อผู้ที่มีอำนาจอนุมัติ เพื่อพิจารณาต่อไป โดยทั่วไปหากผลที่ได้แสดงว่ามีความเป็นไปได้ในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ ก็มักจะได้รับการอนุมัติให้ดำเนินการในขั้นตอนต่อไปได้

ขั้นตอนที่ 4 การปรึกษากับผู้บริหารระดับสูง
เพื่อขอความเห็นชอบและสนับสนุนในการวางแผนเพื่อพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ โดยก่อนอื่นควรต้องชี้แจงเพื่อโน้มน้าวให้ผู้บริหารเห็นถึงความจำเป็น และความสำคัญของระบบสำนักงานอัตโนมัติที่มีต่อการดำเนินงานขององค์การและประโยชน์ที่จะได้รับตอบแทนจากระบบฯ ทั้งในด้านการแข่งขันและโอกาสทางธุรกิจ

ขั้นตอนที่ 5 การศึกษาสำรวจเบื้องต้น
· ระบบปัจจุบัน
· ความต้องการของบุคลากร
· เทคโนโลยีใหม่ การศึกษาระบบงาน

ขั้นตอนที่ 6 การจัดทำแผนงาน
ในการจัดทำแผนงานฯที่เหมาะสมกับองค์การ ทีมงานวางแผนสามารถนำเอารายละเอียดต่างๆ ที่รวบรวมจากข้างต้นมาจัดทำแผนงานโดยกำหนดวัตถุประสงค์จากความต้องการของผู้ใช้ระบบ และจากวัตถุประสงค์ที่กำหนดทีมวางแผนจะต้องช่วยกันระดมความคิดเพื่อกำหนดวิธีการหรือขั้นตอนที่จะทำให้บรรลุวัตถุประสงค์เหล่านั้น
การจัดทำแผนพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ ควรจะประกอบด้วยแผนหลายระยะด้วยกัน เช่น - แผนกลยุทธ์ระยะยาว สำหรับกำหนดเป้าหมายระยะเวลาและวิธีการทั่วไปในการพัฒนาระบบสำนักงานใหม่ และอธิบายถึงความจำเป็นของการจัดทำระบบสำนักงานอัตโนมัติอย่างคร่าวๆ - แผนดำเนินการระยะสั้นจะประกอบด้วย รายละเอียดเกี่ยวกับขั้นตอนวิธีการดำเนินงาน ระยะเวลาที่ใช้ บุคลากรผู้รับผิดชอบในการดำเนินการ เป็นต้น

ปัจจัยที่ควรคำนึงถือในการวางแผนพัฒนาระบบ OA
· ข้อจำกัดอื่นๆ
· ความเสี่ยงและความไม่แน่นอน

บทบาทขององค์การ
การประเมินค่าของระบบ OA
ผู้บริหารสำนักงานต้องทำการประเมินค่าของระบบ OA เช่นเดียวกับการประเมินค่าของระบบงานอื่นๆ เพื่อระบุว่าการจัดทำระบบ OA บรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการได้หรือไม่ ดีเพียงใด และมีประโยชน์มากน้อยอย่างไรให้พิจารณาจากคุณค่าของระบบคอมพิวเตอร์ในOAที่มีคุณประโยชน์ดังต่อไปนี้
· มีการช่วยเหลืออย่างสาเหตุสมผล เพื่อการแก้ปัญหาข้อมูลและปัญหาในการประมวลผลของผู้ใช้
· มีการควบคุมการจัดเตรียมข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ
· มีการชี้แจงและนับแหล่งเอกสารทั้งหมดของข้อมูล
· มีกระบวนการมาตรฐานเพื่อส่งคืนเอกสารจากต้นเรื่อง
· ผลลัพธ์ที่ได้บรรลุเป้าหมายของระบบ
· จัดทำตารางเวลาการทำงานมีความสมเหตุสมผลอันจะช่วยสร้างขวัญกำลังใจพนักงาน
· มีต้นทุนกระบวนการปฏิบัติของข้อมูลลดต่ำลง
· มีการควบคุมข้อมูลที่เก็บในเครื่องคอมพิวเตอร์อย่างเข้มงวดบางครั้งผู้บริหารอาจส่งข้อมูลให้แหล่งภายนอก(outsourcing) ปฏิบัติการด้านข้อมูล

สารสนเทศ ซึ่งอาจเป็นเพราะบริษัทไม่มีความสะดวกเพียงพอในการจัดการด้านข้อมูล ซึ่งมีข้อดีในการจ้างแหล่งภายนอก คือ ไม่ต้องลงทุนจำนวนมากในเรื่องคอมพิวเตอร์ งานมีความถูกต้อง ประหยัดเวลาทำงานข้อมูล เพราะแหล่งภายนอกมีความชำนาญมากกว่า ได้รับความสะดวก ไม่เสียค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษาระบบและไม่ต้องกังวลกับปัญหาความปลอดภัย ทั้งนี้จะใช้วิธีใดก็แล้วแต่นโยบายและวัตถุประสงค์หลักในการบริหารสำนักงานของแต่ละองค์การ

การดูแลและรักษาความปลอดภัยของระบบ OA
เพื่อรักษาดูแลความปลอดภัยให้กับระบบ OA และยังช่วยรักษาเอกสารหรือข้อมูลอัตโนมัติ มีขั้นตอนการดำเนินการดังนี้
1. ป้องกันสื่อแม่เหล็ก จากการวางหรือเก็บไม่เหมาะสม เช่น Hard disk ต้องป้องกันจากฝุ่นและการแตกหักทางกายภาพ
2. จัดทำการสำรองข้อมูล เพื่อควบคุมตามจุดประสงค์ โดยมีแผ่นต้นฉบับและแผ่นสำเนา แล้วจัดเก็บต้นฉบับในที่สมควรและปลอดภัยจากการโจรกรรมและไวรัสทางคอมพิวเตอร์ โดยก่อนใช้ทุกครั้งควรตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลด้วยวิธีการต่างๆ เช่น
· ตรวจเช็คจากระบบตรวจสอบภายในคอมพิวเตอร์
· ทดสอบโปรแกรมคอมพิวเตอร์อย่างระมัดระวัง
· ตรวจสอบความสมบูรณ์และความถูกต้องของข้อมูลก่อนนำข้อมูลเข้าระบบคอมพิวเตอร์
3. จัดตั้งวิธีรักษาความปลอดภัยเพื่อป้องกันการเข้าระบบ โดยไม่ได้รับอนุญาต เช่น
· passwords เป็นรหัสผ่านด้วยคำเฉพาะ สัญลักษณ์ หรือรหัสอื่น
· encryption การแย่งใช้ข้อมูลจากจุดหนึ่งไปถึงอีกจุดหนึ่งป้องกันข้อมูลรั่วไหล
· call-back จัดระบบโดยกำหนดให้คอมพิวเตอร์ตรวจสอบกลับว่าผู้ร้องขอข้อมูลมีอำนาจผ่านเข้ามาจริงหรือไม่
· Key & card มีกุญแจพิเศษหรือการ์ดแม่เหล็กคล้ายบัตร ATM
· คุณลักษณะของแต่ละคน เช่น เสียงพูด ลายนิ้วมือ เป็นต้น
4. ใช้การดูแลรักษาและตรวจวัดระบบรักษาความปลอดภัย เพื่อป้องกันข้อมูลใน internal memory เช่นอาจเกิดกรณีกระแสไฟฟ้าขัดข้อง ควรติดตั้งระบบป้องกันพลังงานหยุดชะงัก หรือติดตั้งระบบไฟสำรองฉุกเฉิน (UPS)
5. ติดตั้งโปรแกรมป้องกันไวรัสคอมพิวเตอร์ รวมทั้งหมั่นคอยดูแลและติดตามความเคลื่อนไหวในการทำงานของระบบเป็นระยะๆ เพื่อสังเกตความผิดปกติที่อาจเกิดขึ้นจากการทำงานหรือไวรัสชนิดใหม่ๆ ที่ถูกปล่อยออกมาทำลายระบบ
6. ปัญหาอาชญากรรมทางคอมพิวเตอร์ ที่มีเพิ่มขึ้นในโลกธุรกิจ เป็นปัญหาระดับชาติโดยการแอบเข้าไปในระบบผู้อื่นแล้วนำข้อมูลกลับมาขายหรือดำเนินการผิดกฎหมายใดๆ ทางธุรกิจต่อระบบคอมพิวเตอร์ เรื่องนี้เป็นปัญหาใหญ่ซึ่งต้องมีกฎหมายรองรับชัดเจน และในขณะที่อยู่ในระหว่างป้องกันตัวเอง ผู้บริหารสำนักงานควรป้องกันข้อมูลโดยการสำรองเก็บตลอดจนเพิ่มระบบรักษาความปลอดภัยอย่างเข้มงวด

ปัจจัยในการทำให้ระบบสำนักงานอัตโนมัติประสบความสำเร็จ
ปัจจัยในการทำให้ระบบสำนักงานอัตโนมัติประสบความสำเร็จอาจจะพิจารณาปัจจัยเป็น 3 ประเภท คือ
1. ปัจจัยงบประมาณ การจัดทำระบบสำนักงานอัตโนมัติต้องมีงบประมาณสนับสนุนพอสมควร เนื่องจากอุปกรณ์เครื่องมือค่อนข้างราคาแพง
2. ปัจจัยการจัดองค์การ การจัดองค์กรนั้นจะต้องจัดให้เหมาะสมพอที่จะทำงานกันได้อย่างมีประสิทธิภาพอาจจะต้องพิจารณาจัดองค์กรให้เป็นไปตามเป้าหมาย นอกจากนั้นก็อาจจะต้องพิจารณาถึงความต้องการของเจ้าหน้าที่พนักงานแต่ละคน ว่าใครชอบทำงานแบบไหน หรือเก่งเรื่องอะไร ก็ควรจัดให้เขาไปทำงานที่เขาชอบและถนัดและมีความสามารถนั่นคือ เลือกคนให้เหมาะกับงาน
3. ปัจจัยเครื่องจักรอุปกรณ์ เครื่องจักรอุปกรณ์ในที่นี้อาจจะเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นเครื่องโทรสารซึ่งอาจจะเชื่อมโยงเข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือเครื่องโทรศัพท์ เป็นต้น ไม่ว่าจะเป็นเครื่องจักรอุปกรณ์อะไรก็ต้องพิจารณาใน 4 เรื่อง คือ
· เครื่องจักรนั้นเหมาะสมกับงานหรือไม่
· เครื่องจักรนั้นมีการใช้ถูกต้องตามกำหนดหรือไม่
· เครื่องจักรนั้นทันสมัยพอหรือไม่
· เครื่องจักรนั้นคุ้มทุนหรือไม่
นั่นคือเครื่องจักรอุปกรณ์แต่ละเครื่องอาจจะถูกสร้างขึ้นมาเพื่องานนั้นๆ โดยเฉพาะแต่ผู้ใช้งานใช้ไม่เป็นก็ไม่ได้ผลหรือปัจจุบันมีเครื่องรุ่นใหม่กว่ามีประสิทธิภาพมากกว่า คุ้มทุนมากกว่าก็น่าจะพิจารณาเปลี่ยนเป็นเครื่องที่ใหม่กว่า
4. ปัจจัยมนุษย์ มีความสำคัญที่สุด นั่นคือ ถ้าเรามีคนดี มีวิชาฝีมือเขาก็อาจจะสามารถจัดองค์กรได้อย่างเหมาะสมกับงาน อาจจะไปหาเครื่องจักรอุปกรณ์ที่เหมาะสมมาทำให้งานของเราเดินไปได้เป็นอย่างดี ปัจจัยมนุษย์นี้จะต้อง
· ได้รับการฝึกอบรมอย่างดีเป็นระยะๆ
· ได้รับการจูงใจไว้เสมอ
· จัดสรรให้เหมาะสมกับงาน
· มีความรับผิดชอบในงาน
· มีการวางแผน การจัดการที่ดี
· มีเพื่อนร่วมงานที่ดีเข้าใจกันได้ดี
· มีสภาพแวดล้อมในการทำงานที่เหมาะสมและ
· มีเครื่องจักรอุปกรณ์ที่เหมาะสม

อนาคตของระบบสำนักงานอัตโนมัติ
การสื่อสารข้อมูลเป็นหัวใจสำคัญส่วนหนึ่งของการพัฒนาประเทศ ประเทศที่พัฒนาแล้วจะต้องมีพื้นฐานของการบริการด้วยสื่อสารโทรคมนาคมอย่างดี เป็นที่น่ายินดีที่ความก้าวหน้าทางด้านสื่อสารโทรคมนาคมในประเทศไทยกำลังจะก้าวไปข้างหน้า ถึงแม้ว่าการให้บริการด้านนี้ยังมีราคาแพงเมื่อเทียบกับพื้นฐานของธุรกิจด้านอื่น ๆ

ปัจจุบันมีการเพิ่มเครือข่ายบริการสาธารณะเกิดขึ้นหลายอย่าง เช่น ดาต้าเนตเป็นเรื่องของการนำข้อมูลผสมเข้ากับช่องสัญญาณเสียง (data over voice) ทำให้การสื่อสารข้อมูลผ่านไปในชุมสายขณะใช้โทรศัพท์ได้ มีเครือข่ายผ่านดาวเทียมของบริษัทสามารถวิศวกรรม และประเทศไทยก็จะมีการส่งดาวเทียมของตนเองที่เรียกว่า Thaisat ขึ้นในอีกไม่กี่ปีข้างหน้าบริการของการสื่อสารข้อมูลได้เป็นอย่างดี ผู้ใช้มีความต้องการช่องสื่อสารทั้งเสียงและข้อมูลอีกมาก และเชื่อแน่ว่าสองล้านเลขหมายที่เพิ่มขึ้นในกรุงเทพฯ ก็ยังไม่พอเพียงต่อการใช้งาน
การจัดการให้เป็นระบบสำนักงานอัตโนมัติจึงต้องเริ่มทั้งเครือข่ายภายในและเชื่อมโยงกับเครือข่ายภายนอก จากการที่อุปกรณ์คอมพิวเตอร์มีประสิทธิภาพสูงขึ้น มีราคาถูกลงการขยายตัวของการใช้งานจะเป็นแรงผลักดันให้ระบบสำนักงานอัตโนมัติเกิดขึ้นเองได้อย่างแน่นอน เพราะธุรกิจจะต้องแข่งขันกัน ผู้ที่มีข้อมูลข่าวสารพร้อม และรวดเร็วจะเป็นผู้อยู่รอดในสังคมยุคข่าวสารข้อมูลต่อไป
ลักษณะของสำนักงานในอนาคต ลักษณะพิเศษอย่างหนึ่งของสำนักงานในอนาคตที่เห็นได้อย่างชัดเจน คือ การใช้ประโยชน์อย่างกว้างขวางของระบบครบวงจร การนำสิ่งประดิษฐ์ทางด้านอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในขั้นตอนการปฏิบัติงานำสำนักงานอย่างกว้างขวาง จากการเปรียบเทียบสำนักงานเมื่อ 15 ปีที่ผ่านมากับสำนักงานในปัจจุบันจะเห็นได้ว่าปัจจุบันมีการใช้เครื่องใช้สำนักงานที่เป็นอิเล็กทรอนิกส์มากกว่า และถ้าเปรียบเทียบสำนักงานปัจจุบันกับสำนักงานในอนาคตจะพบว่า สำนักงานในอนาคตมีการใช้อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์คล้ายกับปัจจุบัน แต่จะมีความสะดวกและคล่องตัวในการใช้มากกว่า และมีสิ่งที่น่าสังเกตอยู่ข้อหนึ่งคือ ยิ่งมีการใช้เครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์มากเท่าไหร่ การใช้บุคลากรในการปฏิบัติงานจะน้อยลงเท่านั้น เมื่อจำนวนบุคลากรลดลง นักวางแผนสำนักงานจำนวนมากได้คาดการณ์กันว่าอัตราเพิ่มของกระดาษที่ใช้ในสำนักงานในอนาคตจะลดลงเช่นกันลักษณะพิเศษอื่นๆ ของสำนักงานในอนาคตคือความสามารถในการค้นหาข้อมูลและเก็บข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ ข้อมูลที่อยู่ในระบบจะไม่ซ้ำซ้อนและสะดวกในการค้นหา นอกจากนั้นสำนักงานในอนาคตจะใช้ประโยชน์จากเครื่องมือเครื่องใช้ และการออกแบบขั้นตอนการปฏิบัติงาน เพื่อง่ายต่อการตัดสินใจในเรื่องการบริหารจัดการ สำนักงานในอนาคตจะช่วยในการประหยัดพลังงาน เพื่อให้สอดคล้องกับสถานการณ์ในปัจจุบันที่รัฐบาลได้ออกกฏเกี่ยวกับขอบข่ายการประหยัดพลังงานมาใช้ พลังงานที่เราต้องช่วยกันประหยัดส่วนใหญ่จะเกี่ยวกับ พลังงานความร้อน ความเย็น แสงสว่าง และน้ำ เป็นต้น สำหรับสำนักงานในอนาคตก็เช่นกัน จะมีการนำเทคนิคในการประหยัดพลังงานมาใช้อย่างเป็นรูปแบบสากลเนื่องจากเครื่องมือเครื่องใช้ของสำนักงานในอนาคตมีเทคโนโลยีสูง ทำให้บุคลากรขององค์การสามารถนั่งทำงานอยู่ที่บ้านได้ โดยการใช้คอมพิวเตอร์ติดต่อกับระบบใหญ่ในสำนักงาน วิธีการนี้ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายของสำนักงานและตัวพนักงานเองส่วนผู้บริหารก็เช่นกัน เพียงแต่ติดตั้งจอคอมพิวเตอร์สำหรับรับข้อมูลจากสำนักงานมาดูที่บ้านเท่านั้น ก็สามารถทำงานได้โดยไม่ต้องเข้าสำนักงาน สามารถนั่งทำงานอยู่ที่บ้านได้ สำนักงานในอนาคตสามารถลดต้นทุนได้หลายอย่างไม่ว่าจะเป็นต้นทุนของเนื้อที่สำนักงานที่มีราคาสูงมาก เมื่อพนักงานทำงานที่บ้าน สำนักงานก็ไม่ต้องมีขนาดใหญ่โตโดยไม่จำเป็น นอกจากนั้นยังลดต้นทุนในการซื้อเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน เครื่องมือเครื่องใช้สำนักงาน ตลอดจนถึงการลดต้นทุนเรื่องค่าใช้จ่ายในการเตรียมตัวไปทำงานค่าน้ำมัน และอื่นๆ อีกมากมาย

บทสรุป
สำนักงานอัตโนมัติ เกิดขึ้นจากความพยายามขององค์กร ที่จะทำให้งานขององค์กร ถูกต้อง รวดเร็ว ตรวจสอบได้ และพนักงานขององค์ ไม่มีข้อจำกัดด้านสถานที่ในการทำงาน แต่งานสำนักงานอัตโนมัติ ต้องการบุคลากรที่มีคุณภาพ พัฒนาตนเองอย่างต่อเนื่อง ตามความก้าวหน้า ของเทคโนโลยีที่นำมาใช้ในหน่วยงาน หน่วยงานต้องมีกิจกรรมพัฒนาบุคลากร อย่างต่อเนื่องด้วย เช่นเดียวกัน งานสำนักงานอัตโนมัติ มีผลกระทบต่อเนื่อง ดังต่อไปนี้
· บุคลากรมีความรู้สึกว่า ตนเองเหมือนเครื่องจักร ถูกเฝ้ามอง และตรวจสอบตลอดเวลา เป็นหน้าที่ของผู้บริหารที่ต้องทำให้ บุคลากร มีความรู้สึกผ่อนคลาย มีเวลาเป็นส่วนตัว เมื่ออยู่นอกเวลางาน การจัดสำนักงานให้น่าทำงาน มีความรู้สึกเป็นอิสระ ในขณะทำงานตามควร ก็เป็นเรื่องจำเป็น
· ซอฟต์แวร์ในสำนักงาน เป็นทรัพย์สินทางปัญญา มีผลกระทบต่อชื่อเสียง และการลงทุนของหน่วยงาน หน่วยงานมีทางเลือกปฏิบัติ ดังนี้
· ซอฟต์แวร์ที่ใช้ ต้องมีลิขสิทธิ์ ถูกต้องตามกฎหมาย เช่น ระบบปฏิบัติการวินโดวส์ ซอฟต์แวร์ในสำนักงาน เป็นต้น การใช้ซอฟต์แวร์ คัดลอก เป็นการละเมิดลิขสิทธิ์ องค์กรอาจเสียหายทั้งเป็นตัวเงิน และเสียชื่อเสียง หากเจ้าของซอฟต์แวร์ตรวจพบ
· หาซอฟต์แวร์ฟรี มาใช้ เช่น ซอฟต์แวร์ในสำนักงาน อาจใช้ โปรแกรมปลาดาว หรือ StarOffice ซอฟต์แวร์แต่งภาพอาจใช้ โปรแกรม Gimp เป็นต้น
· หน่วยงานต้องมีระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่ดี ประหยัด และมีระบบรักษาความปลอดภัยที่ดี เพื่อป้องกันการบุกรุก เข้ามาทำลายระบบ หรือข้อมูล หรือเข้ามาดูความเคลื่อนไหวของหน่วยงาน


อ้างอิงจาก :
http://computer.pcru.ac.th/emoodledata/16/slide/OA_246_Unit_01_1_.ppt http://www.dlf.ac.th/dltv/dltv-uploads/libs/html/1764/oa_menu.htm
http://www.elecnet.chandra.ac.th/learn/courses/5653613/oa.html
http://web.ku.ac.th/schoolnet/snet1/network/network2/index.html
http://210.246.188.53/trang1kmc/modules.php
http://www.bcoms.net/network/index.asp
http://school.obec.go.th/t3udon/oa1.htm